Järgnevalt anname ülevaate, kuidas hoiame Teie eraelulist, s.o isikuandmetega ja delikaatsete isikuandmetega seotud teavet, mis on meile teatavaks saanud, ja kuidas me edastame seda teavet vajadusel kolmandatele isikutele. Samuti saate teada, mis eesmärgil Teie andmeid kasutame ja säilitame ning millised on Teie õigused, kui Teie andmeid töötleme.
Isikuandmed on mis tahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada.
Isikuandmete töötlemine on mis tahes isikuandmetega tehtav toiming.
Rakendatakse välisveebis veebianalüütika tööriista Matomo, mis kogub üldandmeid selle kohta, kuidas külastaja veebilehte kasutab. Näiteks kogub Matomo andmeid külastajate geograafia, arvuti brauseri ja operatsioonisüsteemi versiooni kohta, külastamise aja ja kestuse ning välisveebi lehtede külastuste hulga ja nende vahel liikumise kohta.
Kogutavaid andmeid ei seostata isikut tuvastava teabega ning LABRIS näeb neid üksnes isikustamata kujul. Need andmed on aluseks ainult veebilehe külastusstatistika koostamiseks. Saadud teavet kasutatakse veebilehe sisu ja struktuuri arendamiseks ning kasutusmugavuse suurendamiseks.
Lisateave tööriista Matomo kohta: https://matomo.org/faq/general/faq_18254/
Meie Facebooki (Meta) lehe kasutamiseks oleme teinud alljärgnevad seadistused:
- leht on kõigile nähtav;
- meie lehel saame ainult meie ise postitada;
- meie töökeeleks on eesti keel, erinevates keeltes postitamise võimaluse oleme piiranud, küll aga lubame postituste automaatse tõlke teistes keeltes lugejatele ja pöörduda meie poole ka inglise keeles;
- kui Te jagate, kommenteerite meie postitusi, märgite need meeldivaks, siis saame tegevuste kohta teate;
- rakendame (kommentaari) postitaja sõnumi sisu automaatse filtreerimise seadistust, see tähendab, et Facebook tõkestab automaatselt üldiselt teada solvavaid väljendeid sisaldavate postituste avaldamise (seadistus Profanity Filter – keskmine);
- inimesed saavad meiega Facebooki vahendusel privaatselt ühendust võtta;
- kõigil on võimalik viidata LABRISe lehele ja selle avalikule sisule (#tagimine);
- Facebook’i kogutud kasutuse statistika andmed saame anonüümsel kujul. Facebook koostab selle statistika teie isikuandmeid kogudes. Detailsemalt saab sellest lugeda https://www.facebook.com/privacy/policy/?entry_point=data_policy_redirect&entry=0&refsrc=deprecated&_rdr ja https://www.facebook.com/privacy/policies/cookies/?entry_point=cookie_policy_redirect&entry=0.
Meie LinkedIn’i lehe kasutamiseks oleme teinud alljärgnevad seadistused:
- leht on kõigile nähtav;
- meie lehel saame ainult meie ise postitada;
- meie töökeeleks on inglise keel, erinevates keeltes postitamise võimaluse oleme piiranud, küll aga lubame postituste automaatse tõlke teistes keeltes lugejatele ja pöörduda meie poole ka eesti keeles;
- kui Te jagate, kommenteerite meie postitusi, märgite need meeldivaks, siis saame tegevuste kohta teate;
- inimesed saavad meiega LinkedIn’i vahendusel privaatselt ühendust võtta;
- kõigil on võimalik viidata LABRISe lehele ja selle avalikule sisule (#tagimine);
LinkedIn’i kogutud kasutuse statistika andmed saame anonüümsel kujul. LinkedIn koostab selle statistika teie isikuandmeid kogudes. Detailsemalt saab sellest lugeda https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
LABRISt külastavad isikud registreeritakse (nimi, asutus, külastuse aeg) paberkandjal andmestikku. Külaline võetakse vastu ja lubatakse laboriruumidesse vaid LABRIS töötaja saatel. Külaliste isikuandmeid töödeldakse turvakaalutlustel ja külalise nõusolekul kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (külalise allkiri registreerimisvormil), mida säilitatakse 1 aasta.
LABRISe Tartus asuva hoone osa sisehoovist on ööpäevaringse videovalve all. Isikute liikumine hoonesse ja territooriumil (siseõu, hoonega piirnevad alad) salvestatakse turvakaalutlustel. Videosalvestuse käigus saadud isikuandmeid kasutatakse üksnes asutusesiseselt LABRISe ja tema töötajate ning külaliste turvalisuse tagamiseks. Videosalvestisi säilitatakse 50 kalendripäeva.
LABRIS vajab klientide andmeid oma põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmiseks / laboriteenuse osutamiseks ja kliendisuhete haldamiseks. Klientide andmeid töödeldakse vastavuses õigusaktidega ja kehtivajuhtimissüsteemiga.
Isikuandmete töötlemise eesmärkideks on:
- lepingute ettevalmistamine ja täitmine;
- katseprotokollide ja uurimisteadete koostamine ja edastamine;
- arvete esitamine, maksete ja muude rahaliste toimingute tegemine;
- kliendi enda algatusel kaebuse vms dokumendi sh kliendi tagasiside esitamine;
- riiklike programmide raames teostatud uuringute aruannete koostamine;
- klientide e-posti aadresside kasutamine asutuse tegevuste, teenuste või toimunud muudatuste kohta olulise info edastamiseks, et hoida kliente muudatustega kursis ja tagada kvaliteetne teenindus.
Andmed LABRISga peetava kirjavahetuse kohta on kättesaadavad avalikust dokumendiregistrist LABRISe kodulehelt. Dokumendiregistri avaliku vaate põhjal ei ole võimalik füüsilist isikut tuvastada, sest avaldatakse üksnes initsiaalid.
Isikute taotlused ja pöördumised registreeritakse avalikus dokumendiregistris ning need on tunnistatud piiratud juurdepääsuga teabeks. Isikute isikuandmeid hoitakse elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemis ning neid kasutatakse vaid tema pöördumisele vastamiseks. Kui isiku pöördumisele vastamiseks on lisainfo saamiseks vaja suhelda kolmanda osalisega, avaldatakse isikuandmed vähimas vajalikus mahus. Kui pöördumine sisaldab eriliigilisi isikuandmeid, piiratakse dokumentidele juurdepääsu ka asutusesiseselt. Selliste dokumentidega saavad tutvuda vaid LABRIS töötajad, kelle ametiülesannete täitmiseks on see vajalik.
Kui kolmas osaline soovib tutvuda isiku ja LABRISe vahel peetud kirjavahetusega ja esitab vastava teabenõude, siis vaadatakse isiku päring üle ja otsustatakse, kas dokumenti on võimalik välja anda osaliselt või täielikult. Teabenõude korras dokumendi väljaandmisel kaetakse kinni isiku isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefon ja e-post). Kontaktandmeid ei kaeta kinni kui kirjavahetust on peetud juriidilise isiku või asutuse esindajaga. Muus osas sõltub juurdepääsupiirangu kehtestamine dokumendi sisust. Dokumentidele juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35 või eriseadustes. Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult nendele asutustele või isikutele, kellel on seadusest tulenev õigus nendega tutvuda (nt uurimisasutus, prokuratuur või kohus).
Kui LABRISele on saabunud isiku kiri, selgitustaotlus, märgukiri või teabenõue, millele vastamine kuulub teise asutuse pädevusse, edastatakse pöördumine sinna ning vastavast edastamisest teavitatakse isikut kirjalikult.
Vastavalt LABRIS dokumentide loetelule säilitatakse isikutega peetavat kirjavahetust üldjuhul 7 aastat või õigusaktis sätestatud tähtaja saabumiseni. Pärast säilitustähtaja möödumist dokumendid ja andmed dokumendiregistrist hävitatakse.
LABRISsse tööle kandideerimisel koguneb kandidaatide kohta isikuandmeid, mida töötlevad personalijuht ning värbamiskomisjoni liikmed. Teistel töötajatel juurdepääs isikuandmetele puudub.
Kandidaatide isikuandmed kogunevad siis, kui ta esitab kandideerimisnõuetest tulenevaid dokumente, sealjuures:
- lähtutakse kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;
- eeldatakse, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võib LABRIS suhelda;
- kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid on LABRIS tema kohta kogunud;
- kandidaadil on õigus kogutud andmetega tutvuda ning anda nende kohta selgitusi ja esitada vastuväiteid;
- teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;
- Tööle kandideerijate isikuandmeid säilitatakse kuni sobiva kandidaadi leidmiseni konkreetse konkursi raames, kuhu isik oma kandideerimisdokumendid esitas;
- Mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitatakse kandidaadi eelneval nõusolekul kuni 1 aasta. Nõusoleku saamiseks võetakse kandidaadiga isiklikult ühendust. Andmeid kasutatakse selleks, et võimalusel pakkuda kandidaadile tema erialale vastavat tööd mõnel muul ametikohal;
- kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
- Praktikale kandideerijate isikuandmeid säilitatakse praktikakoha otsinguprotsessi lõpetamiseni, kuid mitte kauem kui 1 kuu. Muus osas kohaldatakse ka praktikale soovijate kohta eelpool väljatoodud punkte.
LABRIS töötleb isikuandmeid hankemenetluse käigus ainult selles ulatuses, milles see on vajalik riigihanke ette valmistamiseks, läbi viimiseks ja hankelepingu sõlmimiseks.
Isikuandmete töötlemise eesmärk on lepingu sõlmimine, sealhulgas hankelepingu ettevalmistamine. Sõltuvalt hankemenetlusest võib hankemenetluse raames olla nõutav pakkuja meeskonna liikmete CVde, diplomite või teiste hankes nõutud isikuandmete esitamine. CVdele ja muude isikuandmetele ligipääsu piiratakse avaliku teabe seaduse alusel. Isikuandmetele ligipääsu ei piirata vaid eraisiku nime ja isikukoodi esinemisel või juriidilise isiku esindaja andmete osas, kui ta esindab nende andmetega juriidilist isikut. LABRIS seob pakkujaid ja nende esindajaid osas hankemenetlustes ka ise hangete juurde, eeldusel et pakkuja ja tema esindajad on ise esitanud oma andmed riigihangete registrile.
Hankemenetluse korraldamisega seotud dokumentatsiooni koos kirjavahetustega säilitatakse 10 aastat, lepinguid säilitatakse 10 aastat alates lepingu lõppemisest.
Kui isik soovib tutvuda andmetega, mida tema kohta on kogutud, tuleb esitada isiklikult oma käega või digitaalselt allkirjastatud taotlus, et oleksime isikuandmeid väljastades veendunud Teie isikusamasuses. Taotlusele vastatakse viie tööpäeva jooksul alates taotluse saamisest. Vastus edastatakse eelkõige elektrooniliselt, kuid ka muul taotluses märgitud viisil. Põhjendamatus või korduvas taotluses toodut ei pea rahuldama, samuti võib selle täitmise eest küsida mõistlikku tasu, arvestades taotluse rahuldamiseks kulunud halduskulu.
Turvasalvestusi ei väljastata turvakaalutlustel ja sellega kaasneks ka salvestustele jäänud kolmandate isikute õiguste rikkumine.
Isikul on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist, kustutamist (va siis, kui neid töödeldakse juriidilise kohustuse täitmiseks, avaliku võimu teostamiseks või avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks).
Kui Te leiate, et andmete töötlemisel rikutakse Teie õigusi, on Teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtusse.
Kui meie asutuses toimub eraisikute isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame sellest Andmekaitse Inspektsiooni, kes menetleb rikkumist. Kindlasti võtame meetmeid, et rikkumine kohe lõpetada.
Andmekaitse Inspektsioon: https://www.aki.ee/
Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.
Isikuandmete kaitset koordineerib LABRISes Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi andmekaitsenõunik, kelle poole saab pöörduda aadressil [email protected].
Viimati uuendatud 03.01.2025
