Isikuandmete töötlemine

 

Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Riigi Laboriuuringute ja Riskihindamise Keskuses ( edaspidi LABRIS).

Isikuandmed on mis tahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada.
Isikuandmete töötlemine on mis tahes isikuandmetega tehtav toiming.

Kui külastate meie veebilehte 

Rakendatakse  välisveebis veebianalüütika tööriista Google Analytics, mis kogub üldandmeid selle kohta, kuidas külastaja veebilehte kasutab. Näiteks kogub  Google Analytics andmeid külastajate geograafia, arvuti veebilehitseja, ekraani lahutuse, külastamise aja ja kestuse kohta.
Kogutavaid andmeid ei seostata isikut tuvastava teabega ning LABRIS näeb neid üksnes isikustamata kujul. Need andmed on aluseks ainult veebilehe külastusstatistika koostamiseks. Saadud teavet kasutatakse  veebilehe sisu ja struktuuri arendamiseks ning kasutusmugavuse suurendamiseks.

 

Kui külastate LABRIS hooneid

LABRISst külastavad isikud registreeritakse (nimi, asutus, külastuse aeg) paberkandjal andmestikku. Külaline võetakse vastu ja lubatakse laboriruumidesse vaid LABRIS töötaja saatel. Külaliste isikuandmeid töödeldakse turvakaalutlustel ja külalise nõusolekul kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (külalise allkiri registreerimisvormil).

LABRISe Tartus asuva hoone osa sisehoovist on ööpäevaringse videovalve all. Isikute liikumine hoonesse ja territooriumil (siseõu, hoonega piirnevad alad) salvestatakse turvakaalutlustel. Videosalvestuse käigus saadud isikuandmeid kasutatakse üksnes asutusesiseselt LABRISe ja tema töötajate ning külaliste turvalisuse tagamiseks. Eeltoodud isikuandmeid säilitatakse vähemalt 50 kalendripäeva.

 

Kui olete LABRIS klient, partner

LABRIS vajab klientide andmeid oma põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmiseks /  laboriteenuse osutamiseks  ja kliendisuhete haldamiseks. Klientide andmeid töödeldakse vastavuses õigusaktidega ja kehtiva juhtimissüsteemiga.                                                                                                  

Isikuandmete töötlemise põhjusteks on: 

  • lepingute ettevalmistamine ja täitmine; 
  • katseprotokollide ja uurimisteadete koostamine ja edastamine; 
  • arvete esitamine, maksete ja muude rahaliste toimingute tegemine; 
  • kliendi enda algatusel kaebuse vms dokumendi sh kliendi tagasiside esitamine; 
  • riiklike programmide raames teostatud uuringute aruannete koostamine.

 

Kui saadate meile kirja, selgitustaotluse, märgukirja ja teabenõude

Andmed LABRISga peetava kirjavahetuse kohta on kättesaadavad avalikust dokumendiregistrist LABRIS kodulehelt.  Dokumendiregistri avaliku vaate põhjal ei ole võimalik füüsilist isikut tuvastada, sest avaldatakse üksnes initsiaalid.

Isikute taotlused ja pöördumised registreeritakse  avalikus dokumendiregistris ning need on tunnistatud piiratud juurdepääsuga teabeks. Isikute isikuandmeid hoitakse elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemis ning neid kasutatakse vaid tema pöördumisele vastamiseks. Kui isiku pöördumisele vastamiseks on lisainfo saamiseks vaja suhelda kolmanda osalisega, avaldatakse isikuandmed vähimas vajalikus mahus. Kui pöördumine sisaldab delikaatseid isikuandmeid, piiratakse dokumentidele juurdepääsu ka asutusesiseselt. Selliste dokumentidega saavad tutvuda vaid LABRIS töötajad, kelle ametiülesannete täitmiseks on see vajalik.

Kui kolmas osaline soovib tutvuda isiku ja LABRIS vahel peetud kirjavahetusega ja esitab vastava teabenõude, siis vaadatakse isiku päring üle ja otsustatakse, kas dokumenti on võimalik välja anda osaliselt või täielikult. Teabenõude korras dokumendi väljaandmisel kaetakse kinni isiku isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefon ja e-post). Kontaktandmeid ei kaeta kinni kui kirjavahetust on peetud juriidilise isiku või asutuse esindajaga. Muus osas sõltub juurdepääsupiirangu kehtestamine dokumendi sisust. Dokumentidele juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35. Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult nendele asutustele või isikutele, kellel on seadusest tulenev õigus nendega tutvuda (nt uurimisasutus, prokuratuur või kohus).

Kui LABRISle on saabunud isiku kiri, selgitustaotlus, märgukiri või teabenõue, millele vastamine kuulub teise asutuse pädevusse, edastatakse pöördumine sinna ning vastavast edastamisest teavitatakse isikut kirjalikult.

Vastavalt LABRIS dokumentide loetelule säilitatakse isikutega peetavat kirjavahetust üldjuhul 7 aastat või õigusaktis sätestatud tähtaja saabumiseni. Pärast säilitustähtaja möödumist dokumendid ja andmed dokumendiregistrist hävitatakse. 


Kui kandideerite meile tööle või praktikale

LABRISsse tööle kandideerimisel koguneb kandidaatide kohta isikuandmeid, mida töötlevad personalijuht ning värbamiskomisjoni liikmed. 
Teistel töötajatel juurdepääs isikuandmetele puudub.

Kandidaatide isikuandmed kogunevad siis, kui ta esitab kandideerimisnõuetest tulenevaid dokumente, sealjuures:

  • lähtutakse kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;
  • eeldatakse, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võib LABRIS suhelda;
  • kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid on LABRIS tema kohta kogunud;
  • kandidaadil on õigus  kogutud andmetega tutvuda ning anda nende kohta selgitusi ja esitada vastuväiteid;
  • teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;
  • mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitatakse üks aasta;
  • kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud (sh  pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Samasuguseid põhimõtteid kohaldatakse ka praktikale soovijate kohta.


Kui soovite tutvuda andmetega, mida oleme Teie kohta kogunud 

Kui isik soovib tutvuda andmetega, mida tema kohta on kogutud, tuleb esitada  isiklikult oma käega või digitaalselt allkirjastatud taotlus, et oleksime isikuandmeid väljastades veendunud Teie isikusamasuses. Taotlusele  vastatakse viie tööpäeva jooksul alates taotluse saamisest. Vastus edastatakse eelkõige elektrooniliselt, kuid ka muul taotluses märgitud viisil. Põhjendamatus või korduvas taotluses toodut ei pea rahuldama, samuti võib selle täitmise eest küsida mõistlikku tasu, arvestades taotluse rahuldamiseks kulunud halduskulu.
Turvasalvestusi ei väljastata turvakaalutlustel ja sellega kaasneks ka salvestustele jäänud kolmandate isikute õiguste rikkumine.

Isikul on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist, kustutamist (va siis, kui neid töödeldakse juriidilise kohustuse täitmiseks, avaliku võimu teostamiseks või avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks). 


Isikuandmetega seotud rikkumine

Juhul, kui LABRIS-s toimub eraisikute isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis tuleb sellest teavitada Maaeluministeeriumi  andmekaitsenõuniku, kelle poole saab pöörduda aadressil dpo@agri.ee.